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Standards beflügeln digitale Prozesse

Alle reden von Industrie 4.0 oder Internet-of-Things. Aber warum sollte sich ein mittelständisches Unternehmen dafür interessieren, dessen Geschäfte ja schon seit Jahren auch so schon gut laufen? Weil gut geplante digitale Prozesse die Abläufe im Unternehmen so verbessern können, dass Kosten eingespart und gleichzeitig der Service verbessert werden kann. Ein wichtiger Aspekt digitaler Prozesse ist das Verzahnen von Aufgaben und deren Datenfluss untereinander.

Ein Schlüsselfaktor dafür ist die Standardisierung von Daten…

– IM ALLTAG
Solche Standards begleiten unser Leben von morgens bis abends. Die Größe der Kaffeefilter, Musik im MP3-Format, HTML für Webseiten, Mobilfunkstandards für Daten und SMS-Versand, USB-Stecker, die Zündkerzen im Auto und vieles andere. Ohne Standards wäre unser tägliches Leben nicht so einfach, würde nicht so reibungslos laufen.

– IN WIRTSCHAFT UND HANDEL
Dies gilt ebenso für Abläufe in der Wirtschaft. Sei es analog oder digital. Durch Standardisierung wurden viele Vorgänge in Handel und Industrie rationeller und schneller. Prominentes Beispiel ist der Frachtcontainer und sein Transport: Der Metallcontainer mit seinem Rahmen, der genormten Größe und den Ankerpunkten für Be- und Entladung macht den Transport der Waren einfacher. Alle Container können in allen Häfen auf der Welt vom Schiff auf LKW oder Bahn verladen werden. Der Inhalt ist dabei unberücksichtigt. Ob Tee, T-Shirts, Technik oder Spielzeug. Weltweit genormte Begleitpapiere (auch digital) rationalisieren das Management und die Abrechnung.

– IM DIGITALEN
So ähnlich ist es auch bei Datenformaten: Bearbeitung, Transfer, und Auswertung sind identisch, der Inhalt ist flexibel. Im E-Business sind es Formate wie „BMEcat“, der Katalogstandard für die Beschreibung von unterschiedlichsten Produkten. Festgelegt werden Elemente wie die Artikelnummer, die Preisangaben und Produktmerkmale. Die Artikelnummer ist so immer unter „“ (Stock Keeping Unit) zu finden. Wie sie aussieht, ob „4711“ oder „ABC-123-Z“ ist dabei flexibel.

BMEcat findet sich bei der Einbindung von Zulieferern, bei der internen Arbeit mit Produktinformationssystem und im Vertrieb/Verkauf, z. B. bei der Übergabe an Shop- oder e-Procurement-Systeme. Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen können im Schwesterformat „OpenTRANS“ dargestellt werden. Einige Online Shops geben die Bestellungen in diesem Format aus, und Faktura Software kann sie importieren. Weitere Formate wie „eCl@ss“ für die neutrale Klassifizierung von Produkten in genormten Kategorien runden die Möglichkeiten ab.

Ein anderes Beispiel ist das „OpenImmo“-Format: Im Jahr 2001 in Köln entstanden, sorgt es dafür, dass mehrere tausend Immobilienmakler in Deutschland und sogar europaweit ihre Objekte in einem identischen Format an mehrere hundert Immobilien Portale und Webseiten senden können. Für die Objektarten, die Preise, die Lage und die Ausstattung gibt es festgelegte Felder.

So wird z. B. ein Haus durch eine Auswahl aus 28 möglichen Arten definiert. Dazu zählen u. a. das „REIHENMITTELHAUS“, die „VILLA“ aber auch das „CHALET“. Die Nutzung von OpenImmo erleichtert den Vermarktern die Arbeit und reduziert die Probleme bei der Übertragung.

= FAZIT

All diesen Formaten ist eines gemein: Durch ihren Einsatz reduzieren sie die Kosten des Datentransfers. Alleine bei der Be- und Verarbeitung von Rechnungen z. B. mit Hilfe von „OpenTrans“ oder „ZUGFeRD“ lassen sich hohe Rationalisierungspotentiale heben. Durch den Wegfall des Medienbruchs, beim sonst nötigen manuellen Übertragen, reduzieren sich auch die möglichen Fehler.

Für Unternehmen, welche digitale Prozesse etablieren oder optimieren möchten, ist es ratsam, sich an etablierten Standards zu orientieren. Dies schafft hohe Operabilität und möglichst fehlerfreie und reibungslose Abläufe. Initiativen wie prozeus.de, von IW und der GS-1 in Köln, helfen bei der Suche und Auswahl der passenden Formate.

Ein Beitrag von Gastautoren | Inhaber der BDCON

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Über den Autor

Frank Bitzer
Frank Bitzer

Frank Bitzer ist Inhaber der BDCON, bitzer digital-media consulting Unternehmensberatung für eBusiness und Prozessoptimierung. Nach seinem Informatik- und BWL-Studium hat er sich mit Software Entwicklung und Systemanalyse beschäftigt. Von 1994-1998 war er hauptamtlicher Hochschullehrer im Fachbereich “Interaktive Medien” an der Fachhochschule Merz Akademie in Stuttgart. Er ist Autor mehrerer Fachbücher wie „Die digitale Signatur“ aus dem Jahr 1998 sowie „XML im Unternehmen“, das 2003 veröffentlicht wurde. Außerdem ist er Initiator und Vorstand des OpenImmo Datenstandards für die Immobilienwirtschaft.

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